Mächtiges Dokumentations-Tool mit intuitiver Bedienung bewährt sich in der Praxis

Effektive Betriebsbetreuung in der Prozessindustrie

LiveDOK hat sich in der digitalen Dokumentation komplexer Industrieanlagen der Prozessindustrie bewährt. Bild: csp_lagereek/Fotosearch

Den aktuellen as-built Zustand einer großen prozesstechnischen Anlage in der Dokumentation abzubilden ist eine Herkules-Aufgabe. Nicht selten ist die eigentliche Änderung an der Anlage schneller erledigt als die nachfolgende Anpassung der Dokumentation. In großen Werken müssen Kopien von hier nach dort gefahren und in den entsprechenden Ordnern an der richtigen Stelle abgelegt werden. Handschriftliche Notizen bergen zusätzlich die Gefahr, nicht eindeutig lesbar zu sein. Die einzelnen Arbeitsschritte und die Reihenfolge für Änderungsprozesse sind nicht zwingend vorgegeben, d.h., wichtige Informationen können auf der Strecke bleiben und im Nachhinein zu Problemen führen. Deshalb entschied man sich bei BASF in Ludwigshafen 2009 für die sukzessive Einführung eines elektronischen Dokumentationssystems. Mittlerweile nutzen rund 1.500 Mitarbeiter am Standort das Tool, ein guter Zeitpunkt für ein Zwischenfazit.
LiveDOK wurde speziell für die Prozesse und Belange der Betriebsbetreuung entwickelt. Mit dem System können Anlagen elektronisch dokumentiert werden, aufwändige Mehrfachänderungen auf Papier und das zeitraubende Suchen nach Dokumenten entfallen. Bild: Rösberg

LiveDOK wurde speziell für die Prozesse und Belange der Betriebsbetreuung entwickelt. Mit dem System können Anlagen elektronisch dokumentiert werden, aufwändige Mehrfachänderungen auf Papier und das zeitraubende Suchen nach Dokumenten entfallen.
Bild: Rösberg

Michael Brendelberger ist bei der BASF Ludwigshafen zuständig für den Bereich PLT-Planung und hat die Einführung des Dokumentations-Tools begleitet: „Für unsere Anlagenplanung setzen wir schon seit vielen Jahren auf ProDOK, ein PLT-CAE-System für einen integrierten Planungsprozess nach einheitlichen Regeln. Das Dokumentations-Tool LiveDOK schien uns dazu die ideale Ergänzung. Die Entscheidung hat sich gelohnt. Seit wir unsere Anlagen digital dokumentieren, haben wir eine aktuelle, verlässliche und allen zugängliche As-Built-Dokumentation. In Kombination mit dem komfortablen Dokumentations-Tool erreichen wir Synergieeffekte – und sparen sowohl Zeit als auch Geld. Eine gelungene Kombination eben.“ Aber damit es soweit kommen kann, muss ein solches Tool nicht nur eingeführt, sondern von den Anwendern auch angenommen werden. Gerade der Umstieg von Papierdokumentation auf digitale Dokumentation stellt ja eine herausfordernde Hürde dar.

Smartes Bedienkonzept für alle Nutzer entscheidend für Akzeptanz

Ein wesentliches Argument für den Einsatz des Dokumentations-Tools war daher seine intuitive Bedienung, die den Wechsel deutlich erleichterte: In Ludwigshafen mussten nicht mehrere Hundert Nutzer individuell eingewiesen werden, sondern erhielten eine zentrale Schulung. Das spiegelt auch die Praxiserfahrung in anderen Projekten: In der Regel kann man nach einer maximal eintägigen Schulung zuverlässig mit dem Tool arbeiten.

Eine Dokumentation, zwei Sichten: LiveDOK bietet Dokumentationserfassung und der Dokumentationsverwaltung jeweils eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Sicht. Bild: Rösberg

Eine Dokumentation, zwei Sichten: LiveDOK bietet Dokumentationserfassung und der Dokumentationsverwaltung jeweils eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Sicht.
Bild: Rösberg

Im Wesentlichen gibt es bei digitaler Dokumentation zwei Nutzergruppen: Die Mitarbeiter vor Ort in der Anlage, die Installations-, Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten durchführen, und die Kollegen in der Dokumentationsverwaltung, die Einträge u.a. auf Plausibilität prüfen und Revisionsprozesse anstoßen. Beide Bereiche haben völlig unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation, die bei diesem Dokumentations-Tool vorbildlich umgesetzt sind: Wer vor Ort in der Anlage arbeitet, erhält eine einfache, klar strukturierte Eingabemaske. Mit einer Redlining-Palette von Handschrifteingabe über Markieren, Durchstreichen bis hin zu dynamischen Stempeln und vielem mehr kann man Änderungen schnell vornehmen. Für die Nachverfolgbarkeit werden das Änderungsdatum und der Name des Mitarbeiters dabei automatisch hinterlegt.

Der Dokumentationsverwaltung dagegen stehen umfangreiche Funktionalitäten zur Verfügung, die z. B. das Revisionieren von Dokumenten oder die Änderungsplanung unterstützen. Diese praxisgerechte Aufteilung überzeugt Michael Brendelberger: „Wir haben in Ludwigshafen derzeit ca. 1.500 LiveDOK-User. Trotz seiner umfangreichen Funktionalität ist das Tool einfach zu bedienen und wurde deshalb von unserem Anlagenpersonal schnell akzeptiert.“

Den ganzen Workflow im Blick

Änderungen, systematisch und nachvollziehbar dank Redlining-Palette. Bild: Rösberg

Änderungen, systematisch und nachvollziehbar dank Redlining-Palette.
Bild: Rösberg

Aber ein gutes Dokumentationssystem muss mehr können, als „Roteinträge“ digital zu erfassen. Das in Ludwigshafen eingesetzte Tool erfreut sich auch deshalb großer Akzeptanz, weil es den gesamten Dokumentationsworkflow abbildet, von der Datenerfassung bis hin zum Revisionieren. Vor dem Einsatz der digitalen Lösung war gerade auch der Revisionsprozess aufwändig und oft mit vielen Rücksprachen verbunden, weil zum Beispiel handschriftliche Änderungen nicht lesbar waren oder Informationen zum Änderungsdatum bzw. dem verantwortlichen Mitarbeiter fehlten. Beim digitalen Tool sind solche Prozesse strikt vorgegeben, der Anwender wird also vom System „gezwungen“, alle relevanten Informationen einzutragen. Auch darin sieht Brendelberger Vorteile: „Eine große Zeitersparnis stellen wir beim Revisionieren der Dokumente nach Roteintragungen fest. Ein weiterer Vorteil ist, dass Änderungen sehr schnell in die Dokumentation einfließen und wir in der Anlage immer mit der aktuellen Dokumentation unterwegs sind. Bevor wir das Dokumentationstool im Einsatz hatten, zog sich der Übergang von Roteintrag zu einer revisionierten Neufassung oft über einen längeren Zeitraum hin. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass alle den Roteintrag schon vor der Revision sehen und somit immer über den aktuellen Stand informiert sind.“ Nach einem Roteintrag sind Dokumente für die weitere Bearbeitung nicht gesperrt, sondern können auch bis zur nächsten Revision wie die normale Dokumentation weiterverwendet werden. Das Tool bietet hierfür entsprechende Konzepte, die eventuell auftretende inhaltliche Konflikte aufzeigen und verwalten.

Revisionen werden nun nicht mehr nach einem starren Zeitraster vorgenommen, sondern abhängig von Umfang und Art der durchgeführten Änderungen. Brendelberger erläutert: „Wir sind jetzt flexibler geworden in unserer Vorgehensweise und damit effektiver. Die Größe der zu revisionierenden Datenpakete können wir beliebig variieren. Für die interne Verarbeitung halten wir die Pakete möglichst klein und aktuell. Für externe Werkvertragsfirmen sammeln wir die Datenpakete und verschicken sie gezielt. Auf diese Weise haben wir den Aufwand für Pflege und Änderung der Dokumentation sowie unser Revisionsmanagement verringert.“

Prozesse optimieren, Zeit sparen

Die Betriebssteuerung erhält also per Knopfdruck einen Überblick über alle Änderungen der Anlage. Da man Änderungen beliebig klassifizieren kann, lassen sich hier auch Informationen hinterlegen und damit weitere Prozesse anstoßen. Brendelberger nennt ein Beispiel: „Ein weiterer Pluspunkt ist, dass wir alle Anlagenänderungen per Knopfdruck ausdrucken können. Das hilft uns bei der vorausschauenden Instandhaltung erheblich.“

Aber nicht nur bei Datenerfassung und Revisionieren wird Zeit eingespart. In vielen Fällen wurden Ortsbegehungen unnötig, bei einer Anlagengröße wie der BASF in Ludwigshafen ein entscheidender Vorteil. Brendelberger weiß zudem zu schätzen, dass sich relevanten Dokumente deutlich schneller finden lassen: „Früher mussten wir in der Papierdokumentation nach den entsprechenden Unterlagen suchen und konnten nicht immer sicher sein, ob auch wirklich das aktuelle Dokument abgelegt ist. Mit der Volltextsuche finden wir jetzt das gewünschte Dokument sekundenschnell. Bei Störungen können wir schnell eingreifen und die defekten Komponenten austauschen.“

Den Überblick behalten

Jede in der Anlage verbaute Komponente wird als „Anlagen-Asset“ bezeichnet. Zu jedem Asset lässt sich die komplette Dokumentation abspeichern. Gerade bei verschleißenden Komponenten wie Sensoren, Ventilen, Antrieben usw. bringt die Dokumentationssoftware dem Asset-Management Vorteile, denn damit kann per Abfrage herausgefunden werden, welche Komponente, wo in der Anlage verbaut ist. Gibt es Probleme mit bestimmten Komponenten, oder kündigt ein Hersteller ein bestimmtes Bauteil ab, erhält der Anlagenbetreiber so blitzschnell einen Überblick und kann weitere Strategien besser planen.

Wird eine neue Anlage gebaut oder gibt es an einem Anlagenteil große Änderungen, sind oft viele Gewerke beteiligt. Bei früheren Projekten wurde für jedes ein Ordner mit den notwendigen Arbeitsaufträgen und der entsprechenden Papierdokumentation bereitgestellt. Am Ende der Woche erhielt der Projektmanager diese Dokumente zurück, mit entsprechenden Vermerken zum aktuellen Stand und eventuellen Problemen bei der Ausführung. Dabei den Überblick zu behalten war nahezu unmöglich. Heute wird auch hierfür das Dokumentationstool genutzt. Auch die Interaktion zwischen den einzelnen Gewerken funktioniert besser, weil eventuelle Roteinträge eines Mitarbeiters sofort für alle sichtbar sind.

Dank App flexibel vor Ort dokumentieren

Die App LiveDOK Mobile wurde speziell für den Einsatz auf mobilen Geräten entwickelt. Bild: Rösberg

Die App LiveDOK Mobile wurde speziell für den Einsatz auf mobilen Geräten entwickelt.
Bild: Rösberg

Noch einfacher wird die Dokumentation der Anlage durch die App LiveDOK Mobile für mobile Geräte. So kann man sicher sein, dass keine Informationen verloren gehen, weil sie auf den mobilen Endgeräten direkt eingegeben werden. Da in den meisten Anlagen vor Ort kein WLAN vorhanden ist, lassen sich Daten offline eintragen und, sobald wieder ein Zugriff aufs Firmennetzwerk besteht, in die Dokumentation einfügen. Dank durchdachtem Konfliktmanagement funktioniert das reibungslos. In vielen Fällen ist es zudem sinnvoll, die Kamera des mobilen Geräts für die Dokumentation zu nutzen, weiß Brendelberger: „Unsere Mitarbeiter können den Zustand direkt in einer Anlage fotografieren und die Bilder der Anlagendokumentation hinzufügen. So lassen sich erklärungsbedürftige Fakten ohne viele Worte dokumentieren.“

Über Rösberg
Rösberg Engineering GmbH, im Jahre 1962 in Karlsruhe gegründet, bietet mit rund 100 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und in China maßgeschneiderte Automatisierungslösungen für international agierende Unternehmen der Prozessindustrie. Heute ist RÖSBERG ein international erfolgreicher Automatisierer und Entwickler von Softwarelösungen. Zum Aufgabenspektrum gehört das Basic- und Detail-Engineering für die Automatisierung von prozess- und fertigungstechnischen Anlagen sowie die Konfiguration, Lieferung und Inbetriebnahme von Prozessleitsystemen. Zudem verfügt RÖSBERG über umfangreiche Projektierungs- und Anwendererfahrung beim Einsatz sicherheitsgerichteter Steuerungen und ist Experte für Funktionale Sicherheit. Im Bereich der Informationstechnik bietet RÖSBERG branchenspezifische Softwarelösungen an. Mit dem PLT-CAE-System ProDOK NG ist RÖSBERG seit über 25 Jahren international erfolgreich. Unter dem Namen Plant Solutions begleiten ProDOK NG, die digitale Anlagendokumentation LiveDOK NG samt der App LiveDOK.mobile und der Plant Assist Manager (PAM) Anlagen während der gesamten Betriebszeit von Planung, Bau, Inbetriebnahme, Modernisierung, Erweiterung bis hin zur Stilllegung.

Titelbild: csp_lagereek/Fotosearch

Dipl.-Ing. (FH) Armin Waidele

Vertriebsleiter IT Plant Solutions Rösberg Engineering

Marco Antoni

Marco Antoni

Der Diplom-Physiker arbeitet seit Juni 2015 beim Redaktionsbüro Stutensee. Kontakt können Sie via Xing, Twitter und Facebook aufnehmen.

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